Все про матрицю Ейзенхауера

Дуайт Д. Ейзенхауер, 34-й президент США, не створив цей метод, це точно))

А от саме його концепцію використав Стівен Кові, автор книги "7 звичок надзвичайно ефективних людей". 
Він базувався на словах Ейзенхауера про те, що "існує два види проблем: термінові та важливі - термінові не важливі, а важливі ніколи не термінові".
Матриця Ейзенхауера допомагає розділити завдання на чотири категорії:
● Завдання, які потрібно виконати першими.● Завдання, які можна запланувати на пізніше.● Завдання, які варто делегувати.● Завдання, які можна видалити.

Використання матриці

Матриця Ейзенхауера складається з 4 полів (квадрантів) – по одному на кожну категорію справ. Категорії визначаються за принципом терміновості і важливості: 

На малюнку вище видно, як розподіляються ці квадранти.

Квадрант 1

Термінові і важливі справи

Найбільший і головний секрет матриці Ейзенхауера в тому, що перший квадрант повинен завжди залишатися порожнім. Тільки в цьому випадку можна сказати, що людина вміє ефективно розподіляти свій час і вміє добре планувати.
Якщо ж є справи, які потрібно вписати в перший квадрант, то це означає, що в житті людини присутні аврали. Він не вміє правильно планувати і звик відкладати все до останнього моменту. Він береться за справу лише тоді, коли ось-ось спливли всі терміни.
Тому, якщо ви прагнете бути ефективним, то, перш за все, вам слід знайти усі ті причини, що заважають вашої продуктивної роботи. 

Квадрант 2

Важливі і не дуже термінові справи

Ейзенхауер вважав роботу з справами цього квадранта найважливішою. Якщо людина своєчасно поміщає сюди завдання і послідовно її виконує, то даній справі він може присвятити стільки часу, скільки воно потребує.
Причому, він може працювати без поспіху, суєти і не страждати потім від різних згубних наслідків. Так, профілактичний огляд у зубного захистить від несподіваної зубного болю, а своєчасна робота над звітом позбавить від нічних переробок.
У цю групу завдань обов’язково треба вносити справи, що спрямовані на досягнення своїх цілей.
Як раз ці справи потрібно зосередити максимальну увагу і саме сюди треба докладати всі свої сили. Бо цілеспрямоване і методичне виконання справ даного квадранту гарантує більшу віддачу в майбутньому.

Квадрант 3

Термінові і не важливі справи

В цей квадрант поміщають справи, що заважають ефективно працювати, оскільки вимагають термінового уваги. Треба бути особливо уважним до таких справ. Часто їх плутають із завданнями першого квадранта. 
Але не всі термінове є важливим. Основний критерій для розрізнення термінового і важливого – наближає дану справу вас до мети чи ні. В третій квадрант входять завдання , що ніяк не пов’язані з вашою метою.
Тому завжди треба чітко формувати свої цілі, пам’ятати про них і бути сфокусованим на них. Найпростіше – завжди мати їх опис перед очима.
В третій квадрант потрапляють багато побутові справи, наприклад, ремонт взуття в кінці сезону, допомога сусідові в перевезенні меблів, не важливі телефонні дзвінки. Тут можуть з’явитися і незаплановані раніше справи, типу якась термінова зустріч. А ось ремонт комп’ютера, наприклад, може бути і важливим (якщо ви працюєте на ньому або ведете блог), і неважливим (якщо ви використовуєте його лише для ігор).
Так що, не варто плутати важливість і терміновість.

Квадрант 4

Не важливі і нетермінові справи

Сюди потрапляють все те, що ми робимо майже кожен день, але це ніяк не пов’язано з нашою роботою: перегляд телевізора, порожні телефонні розмови, комп’ютерні ігри, відвідування форумів, соціальних мереж і т. д. Це зазвичай приємні справи, але зовсім не обов’язкові.
Ці справи Ейзенхауер назвав справжніми “пожирачами часу“, що знижують продуктивність дня. Про них більше - у курсі "Встигати все".
Невже комусь не шкода витратити 203 години на перегляд серіалу? А адже це більше тижня нашого життя. І цей час можна було б використовувати більш продуктивно.Такі справи можна просто не робити, або робити лише тоді, коли у вас є вільний час. У загальній черзі ваших справ вони повинні стояти в самому кінці. І ще не забувайте жорстко лімітувати час, які ви виділяєте на такі справи.

 Використання матриці

Основна ідея використання матриці полягає у швидкому та систематичному сортуванні завдань. Результат оцінки визначає місце завдання у відповідному квадранті матриці.

Можна використовувати кольорове кодування для завдань. 
Використовуйте чотири кольори для позначення завдань за рівнем пріоритету:
● Зелений: завдання з найвищим пріоритетом.● Жовтий: другий за пріоритетом.● Синій: третій за пріоритетом.● Червоний: не пріоритет.
Обмежте кількість завдань до 10 на квадрант. Навіть якщо у вас багато завдань, спробуйте обмежити їх кількість до 10 на кожен квадрант. Це допоможе уникнути перевантаження і забезпечує ефективне пріоритезування.
Спочатку усуньте непотрібні завдання, а потім можете пріоритезувати. Перш за все, видаліть завдання з четвертого квадранта, щоб звільнити час і ресурси для важливих завдань з інших квадрантів.
Ятеж почала жити за матрицею - і мій календар вперше не виглядав як Tetris на максимальній швидкості.
По-перше - спокій. По-друге - продуктивність. По-третє - ви нарешті починаєте робити те, що дійсно рухає вас уперед. Контент, запуск, консультації - усе на своїх місцях.